PROSES PUBLIK RELATIONS (AKSI DAN KOMUNIKASI)

Praktisi PR sebagai bagian dari tim manajemen sebuah organisasi harus terlibat dalam proses pembuatan keputusan untuk memastikan bahwa organisai melakukan tindakan positif dan bertanggung jawab secara sosial. Tindakan ini kemudian menjadi sumber bagi banyak komunikasi organisasi.

A. DIFUSI

• Bagaimana cara ide-ide baru diadopsi dalam sebuah masyarakat.
• Dua kategori karakteristik individu dari setiap audiensi target :

1. Utama; menengah; dan moderat
2. Laten; sadar; dan aktif.

        (Sistem klasifikasi ini membantu menentukan seberapa jauh sebuah publik siap dan dapat merespon setiap aksi yang direncanakan)

B. PUBLIK AKSI DAN KOMUNIKASI  

1. Publik Utama : Kelompok yang kepadanya sebuah aksi diarahkan.
2. Publik Menengah : Individu memiliki kontak langsung dengan audiensi utama dan dapat menyampaikan pesan kepada mereka.
3. Publik Moderat : Kelompok yang berbagi tujuan yang sama atau filosofii pengarah yang sama dan dapat memberi dampak pada publik utama.
4. Publik Laten : Tidak memiliki kesadaran akan kebutuhan untuk berubah.
5. Publik Sadar : Menyadari akan sebuah kebutuhan, tetapi tidak memiliki kemauan untuk bertindak seperti menerima ide baru.
6. Publik Aktif : Sadar dan siap untuk melakukan sesuatu.

C. LIMA LANGKAH YANG MENJELASKAN BAGAIMANA MANUSIA DIPENGARUHI UNTUK DAPAT BERUBAH

1. Kesadaran. Sadar akan ide/praktek walau pengetahuan terbatas.
2. Minat/ketertarikan. Mulai mencari info ide itu lebih banyak.
3. Evaluasi. Mulai menerapkan ide pada situasi sendiri dan berusaha memperoleh banyak info serta membuat keputusan untuk mengujicoba ide baru tersebut.
4. Percobaan. Penerapan aktual dimulai. Biasanya pada skala kecil.
5. Adopsi. Segera setelah ide terbukti bermanfaat, maka akan diadopsi oleh audiensi target.

D. LIMA SALURAN PENGARUH DASAR DALAM PROSES ADOPSI

1. Media Massa
2. Perantara bias. Mengambil keuntungan dari adopsi orang lain, misalnya sales.
3. Pihak ketiga yang bias. Kelompok konsumen; agen pemerintah; yang memiliki kredibilitas.
4. Orang penting lainnya. Teman, Keluarga, dan orang lain.
5. Pengalaman Pribadi.

E. TIPS MENULIS EFEKTIF 

1. Gunakan kata-kata singkat dan sederhana
2. Gunakan kata, kalimat serta paragraf pendek dan sederhana.
3. Tulis dalam benttuk aktif bukan pasif.
4. Hindari Penggunaan slang dan jargon
5. Gunakan kata sifat dan kata kerja dengan hemat.
6. Persingkatlah.
7. Spesifiklah.
8. Sampaikan alasan atas opini anda.

Helda Utha Febriana || 1443010079 || MPR B 

Materi Bapak Ahmad Zamzamy 

MANAJEMEN PUBLIK RELATIONS 3

A. Perencanaan Program PR berdasarkan kepada analisis lingkungan, situasi dan kondisi, antara lain adalah :

a. A Searching look backward 

Penelusuran masa lampau untuk sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.

b. A deep look inside 

Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.

c. A wide look around 

Melihat kecenderungan yang ada pada berbagai aspek disekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang. 

d. A long, long looks ahead 

Tujuan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan mencapai tujuan. 

B. Pokok-Pokok Perencanaa PR

• Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.

• Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada setiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejaddian pada operasi harian suatu organisasi. 

C. Tiga Dasar Hakiki agar Rencana Program PR  dapat berhasil dengan Baik

1. Rencana Program harus dibuat denga teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
2. Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Progam tersebut.

D. Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposan perencanaan kerja PR.
• Perencanaan Anggaran.
• Perizinan dari pihak berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat/pertemuan periodik.
• Perekrutan karyawan beserta job-description-nya. 
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak tertuga.

Helda Utha Febriana || 1443010079 || MPR B

Materi Bapak Ahmad Zamzamy

TUGAS MANAJEMEN PR "KEGIATAN PUBLIK RELATIONS"

1. Pembagian Tanggung Jawab

       Dalam melaksanakan tugasnya, seorang  PR tidak mungkin bekerja secara individual untuk mencapai sebuah goal dalam usahanya, oleh karena itu PR  dalam suatu perusahaan harus dapat membagi Tanggung Jawab dalam setiap urusannya. Pembagian Tanggung jawab dalam PR berkaitan dengan proses pengelolaan fngsi atau peran yang lainnya dalam sebuah perusahaan, hal ini dilakukan agar setiap langkah dapat berjalan dengan efektif.

     Mengingat  kegiatan PR sangatlah luas, maka  PR harus melakukan koordinasi pekerjaan dengan staf yang lainnya, sehingga PR tidak harus bekerja sendiri dan kebingungan sendiri dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu seorang  PR juga harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana cara mengkoordinir dan mengatur seluruh kegiatan / agenda agar dapat berjalan dengan lancar dan sukses dilaksanakan.

       Misalnya, ketika perusahaan mendapatkan serangan dari warga di sekitar lingkungan perusahaan atas limbah yang dihasilkan oleh perusahaan, maka seorang PR tidak dapat berjuang sendiri  hanya dengan melakukan kampanye komunikasi. RP juga harus berkolaborasi dengan bagian produksi agar dapat mengurangi populasi limbah yang dihasilkan, atau mungkin dengan cara mengelolah imbah tersebut agar tidak menganggu masyarakat sekitar perusahaan. ketika permasalahan tersebut mencapai pengaduan kepada pemerintah, Maka seorang PR harus dapat mendekati "Pelapor" maslah tersebut, dan dikendalikan atau dipantau agar tidak menyebarluaskan permasalahan ini. PR juga harus membagian tugas-tugas yang ada sesuai dengan jobdics  yang ditentukan dalam perusahaan seperti bagian dokumentasi, hubungan dengan stakeholder  eksternal dan bantuan peran yang lain.

2. Penyusunan Jadwal dalam Kegiatan PR

       Seorang PR dituntut agar dapat dapat mengatur jadwal kegiatan dan mengelola waktu yang akan dilaksanakan dalam kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut Smith (2005). "Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan. berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan". Dalam pemyusunan jadwal ini, seorang PR harus bisa membagi waktu dalam kegiatan perusahaan agar setiap pekerjaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu tanpa ada hambatan dan kegiatan yang bentrok dengan jadwal kegiatan yang lainnya.

       Misalnya, Seorang PR harus menjadwalkan kegiatan rapat Internal, kegiatan perusahaan untuk CSR, dan menjadwalkan kapan berhubungan denga pihak eksternal .

3. Anggaran Dalam Kegiatan PR

       Ketika seorang PR dituntut untuk membuat satu kegiatan, tentu PR tersebut membutuhkan dana agar acaranya berjalan sesuai dengan rencana. Namun, seorang PR tidak dapat semena-mena dalam menggunakan dana tersebut. PR harus mampu membuat anggaran dana yang sesuai dengan kegiatan, agar pengeluaran perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang  digunakan.

       Misalnya, Dalam membuat suatu program dalam membentuk citra perusahaan, seorang PR harus merencanakan berapa anggaran yang iya butuhkan untuk kegiatan tersebut, agar anggaran yang dikeluarkan tidak sia-sia dalam penggunaannya  

Helda Utha Febriana
1443010079