EVALUASI EFEKTIFITAS PUBLIC RELATIONS

A. Tiga Tingkat Evaluasi PR :

1. Persiapan. Mengkasi kecukupan dari informasi yang anda kumpulkan, kecocokan isi pesan dan format, serta kualitas pesan itu sendiri 

2. Implementasi. Mengukur jumlah pesan yang terkirim (distribusi), jumlah pesan yang memperoleh tempat di media, jumlah orang yang menerima pesan, dan jumlah orang yng mengikuti pesan tersebut.

3. Dampak. Menghitung jumlah/presentase audiensi yang mempelajari isi pesan, yang mengubah opini mereka, yang mengubah sikap mereka, yang berprtilaku sesuai yang diharapkan, dan menentukan apakah masalah terselesaikan atau tujuan telah tercapai, 

Walaupun pada posisi terakhir, evaluasi justru sering menjadi awal dari sebuah usaha baru. Riset PR harus terus berlangsung, terus mengevaluasi proses dan lingkungannya dan memberikan informasi baru untuk  meneruskannya. Riset evaluasi bermanfaat dalam menilai dan mengkaji program yang sudah ada serta adanya keperluan bagi program PR untuk mendapatkan penguatan dukungan organisasi.

PROSES PUBLIK RELATIONS (AKSI DAN KOMUNIKASI)

Praktisi PR sebagai bagian dari tim manajemen sebuah organisasi harus terlibat dalam proses pembuatan keputusan untuk memastikan bahwa organisai melakukan tindakan positif dan bertanggung jawab secara sosial. Tindakan ini kemudian menjadi sumber bagi banyak komunikasi organisasi.

A. DIFUSI

• Bagaimana cara ide-ide baru diadopsi dalam sebuah masyarakat.
• Dua kategori karakteristik individu dari setiap audiensi target :

1. Utama; menengah; dan moderat
2. Laten; sadar; dan aktif.

        (Sistem klasifikasi ini membantu menentukan seberapa jauh sebuah publik siap dan dapat merespon setiap aksi yang direncanakan)

B. PUBLIK AKSI DAN KOMUNIKASI  

1. Publik Utama : Kelompok yang kepadanya sebuah aksi diarahkan.
2. Publik Menengah : Individu memiliki kontak langsung dengan audiensi utama dan dapat menyampaikan pesan kepada mereka.
3. Publik Moderat : Kelompok yang berbagi tujuan yang sama atau filosofii pengarah yang sama dan dapat memberi dampak pada publik utama.
4. Publik Laten : Tidak memiliki kesadaran akan kebutuhan untuk berubah.
5. Publik Sadar : Menyadari akan sebuah kebutuhan, tetapi tidak memiliki kemauan untuk bertindak seperti menerima ide baru.
6. Publik Aktif : Sadar dan siap untuk melakukan sesuatu.

C. LIMA LANGKAH YANG MENJELASKAN BAGAIMANA MANUSIA DIPENGARUHI UNTUK DAPAT BERUBAH

1. Kesadaran. Sadar akan ide/praktek walau pengetahuan terbatas.
2. Minat/ketertarikan. Mulai mencari info ide itu lebih banyak.
3. Evaluasi. Mulai menerapkan ide pada situasi sendiri dan berusaha memperoleh banyak info serta membuat keputusan untuk mengujicoba ide baru tersebut.
4. Percobaan. Penerapan aktual dimulai. Biasanya pada skala kecil.
5. Adopsi. Segera setelah ide terbukti bermanfaat, maka akan diadopsi oleh audiensi target.

D. LIMA SALURAN PENGARUH DASAR DALAM PROSES ADOPSI

1. Media Massa
2. Perantara bias. Mengambil keuntungan dari adopsi orang lain, misalnya sales.
3. Pihak ketiga yang bias. Kelompok konsumen; agen pemerintah; yang memiliki kredibilitas.
4. Orang penting lainnya. Teman, Keluarga, dan orang lain.
5. Pengalaman Pribadi.

E. TIPS MENULIS EFEKTIF 

1. Gunakan kata-kata singkat dan sederhana
2. Gunakan kata, kalimat serta paragraf pendek dan sederhana.
3. Tulis dalam benttuk aktif bukan pasif.
4. Hindari Penggunaan slang dan jargon
5. Gunakan kata sifat dan kata kerja dengan hemat.
6. Persingkatlah.
7. Spesifiklah.
8. Sampaikan alasan atas opini anda.

Helda Utha Febriana || 1443010079 || MPR B 

Materi Bapak Ahmad Zamzamy 

MANAJEMEN PUBLIK RELATIONS 3

A. Perencanaan Program PR berdasarkan kepada analisis lingkungan, situasi dan kondisi, antara lain adalah :

a. A Searching look backward 

Penelusuran masa lampau untuk sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.

b. A deep look inside 

Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.

c. A wide look around 

Melihat kecenderungan yang ada pada berbagai aspek disekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang. 

d. A long, long looks ahead 

Tujuan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan mencapai tujuan. 

B. Pokok-Pokok Perencanaa PR

• Rencana Strategis. Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.

• Rencana Taktis. Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada setiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejaddian pada operasi harian suatu organisasi. 

C. Tiga Dasar Hakiki agar Rencana Program PR  dapat berhasil dengan Baik

1. Rencana Program harus dibuat denga teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
2. Rencana Program tersebut harus mempunyai tujuan.
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Progam tersebut.

D. Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan yang akan dituangkan dalam bentuk proposan perencanaan kerja PR.
• Perencanaan Anggaran.
• Perizinan dari pihak berwenang.
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan.
• Rapat/pertemuan periodik.
• Perekrutan karyawan beserta job-description-nya. 
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak tertuga.

Helda Utha Febriana || 1443010079 || MPR B

Materi Bapak Ahmad Zamzamy

TUGAS MANAJEMEN PR "KEGIATAN PUBLIK RELATIONS"

1. Pembagian Tanggung Jawab

       Dalam melaksanakan tugasnya, seorang  PR tidak mungkin bekerja secara individual untuk mencapai sebuah goal dalam usahanya, oleh karena itu PR  dalam suatu perusahaan harus dapat membagi Tanggung Jawab dalam setiap urusannya. Pembagian Tanggung jawab dalam PR berkaitan dengan proses pengelolaan fngsi atau peran yang lainnya dalam sebuah perusahaan, hal ini dilakukan agar setiap langkah dapat berjalan dengan efektif.

     Mengingat  kegiatan PR sangatlah luas, maka  PR harus melakukan koordinasi pekerjaan dengan staf yang lainnya, sehingga PR tidak harus bekerja sendiri dan kebingungan sendiri dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu seorang  PR juga harus memiliki pengetahuan yang luas tentang bagaimana cara mengkoordinir dan mengatur seluruh kegiatan / agenda agar dapat berjalan dengan lancar dan sukses dilaksanakan.

       Misalnya, ketika perusahaan mendapatkan serangan dari warga di sekitar lingkungan perusahaan atas limbah yang dihasilkan oleh perusahaan, maka seorang PR tidak dapat berjuang sendiri  hanya dengan melakukan kampanye komunikasi. RP juga harus berkolaborasi dengan bagian produksi agar dapat mengurangi populasi limbah yang dihasilkan, atau mungkin dengan cara mengelolah imbah tersebut agar tidak menganggu masyarakat sekitar perusahaan. ketika permasalahan tersebut mencapai pengaduan kepada pemerintah, Maka seorang PR harus dapat mendekati "Pelapor" maslah tersebut, dan dikendalikan atau dipantau agar tidak menyebarluaskan permasalahan ini. PR juga harus membagian tugas-tugas yang ada sesuai dengan jobdics  yang ditentukan dalam perusahaan seperti bagian dokumentasi, hubungan dengan stakeholder  eksternal dan bantuan peran yang lain.

2. Penyusunan Jadwal dalam Kegiatan PR

       Seorang PR dituntut agar dapat dapat mengatur jadwal kegiatan dan mengelola waktu yang akan dilaksanakan dalam kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan menurut Smith (2005). "Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan. berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan". Dalam pemyusunan jadwal ini, seorang PR harus bisa membagi waktu dalam kegiatan perusahaan agar setiap pekerjaan dapat terselesaikan dengan tepat waktu tanpa ada hambatan dan kegiatan yang bentrok dengan jadwal kegiatan yang lainnya.

       Misalnya, Seorang PR harus menjadwalkan kegiatan rapat Internal, kegiatan perusahaan untuk CSR, dan menjadwalkan kapan berhubungan denga pihak eksternal .

3. Anggaran Dalam Kegiatan PR

       Ketika seorang PR dituntut untuk membuat satu kegiatan, tentu PR tersebut membutuhkan dana agar acaranya berjalan sesuai dengan rencana. Namun, seorang PR tidak dapat semena-mena dalam menggunakan dana tersebut. PR harus mampu membuat anggaran dana yang sesuai dengan kegiatan, agar pengeluaran perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang  digunakan.

       Misalnya, Dalam membuat suatu program dalam membentuk citra perusahaan, seorang PR harus merencanakan berapa anggaran yang iya butuhkan untuk kegiatan tersebut, agar anggaran yang dikeluarkan tidak sia-sia dalam penggunaannya  

Helda Utha Febriana
1443010079

MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS 2

A. Public Relations sebagai Alat Manajemen 

a. Secara Struktual humas merupakan bagian dari organisasi ini berarti fungsi yang         melekat pada manajemen perusahaan

b. Melakukan fungsi dua arah antara lembaga dan publiknya, peranannya turut             menentukan sukses dan tidaknya suatu visi, misi dan tujuan organisasi atau                       perusahaan.

B. Peran Strategis PR dalam Manakemen Organisasi  

a. Mengevaluasi opini Publik

b. Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik.

c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan

d. Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik bagi organisasi, perusahaan,                  lembaga, atau produknya terhadap masyarakat yang mempunyai dampak positif bagi        masa depan perusahaan, lembga, perusahaan, dan produknya. 

C. Manajemen Humas secara Operasional 

 1. Penelitian

Penelitian terhadap isu-isu yang ada diluar fakta-fakta harus kita gali agar memperoleh data primer maupun data sekunder. Penelitian bersifat opinion maupun riset motivasi yang ditujukan pada individu berkaitan dengan kebutuhannya.

2. Perencanaan 

Penyusunan suatu program acara, Agenda Setting program kerja humas berdasarkan fakta dilapangan. Agenda Setting merupakan upaya suatu lembaga untuk menyampaikan pesan melalui media massa untuk menciptakan citra baik perusahaan. 

3. Pengkoordinasian

Humas mengkoordinasi Tim kerja dalam suatu organisasi, menetukan keterlibatan masing-masing indvidu agar dapat bekerja secara Tim yang solid untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. Produksi

Bentuk produksi yang dihasilkan humas berupa  produk publikasi dan promosi sebagai upaya mendukung perluasaan pemasaran produk yang berpengaruh pada perusahaan 

5. Partisipasi Khalayak / Komunitas.

Partisipasi ini merupakan suatu komunikasi timbal balik bagi kepentingan organisasi serta publiknya, misalnya dalam kegiatan CSR (Corporate Sosial Responsibility).

6. Nasehat

Diharapakan humas bisa memberikan saran kepada pimpinan berkenaan dengan penyesuaian kebijakan untuk kepentingan publik. 

D. AKTIFITAS DAN PROSES HUMAS

1. Pencarian Fakta 

Hal ini berkaitan dengan opini publik yang berkembang dimasyarakat mengenai produk atau perusahaan.

2. Perencanaan

Menentukan masalah (mencari informasi dan data yang menjawab pertanyaan "apa yang sedang terjadi?"). 

3. Tahap Perencanaan dan Penyusunan Program.

Meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapainya, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan.
a. Penyusunan program
b. Merumuskan tujuan Program
c. Strategi Komunikasi pada tahap ini menjawab pertanyaan "apa yang harus dilakukan "

4. Aksi dan Komunikasi

Tahap ini melaksanakan apa ynag sudah direncanakan untuk mencapai tujua yang sudah ditetapkan. tahap ini berkaitan dengan pelaksanaan program yang telah direncanakan. humas sudah menentukan kapan kegiatan dilaksanakandimana dan melibatkan siapa saja, dan media apa yang digunakan. pada tahapan ini akan menjawab pertanyaan "bagaimana melaksanakannya?"

5. Evaluasi.

Tahapan ini mengetahui dan menilai kegiatan yang sudah dilakukan dan kesesuaian dengan program yang direncanakan.
Jika program belum bisa mengatasi permasalahan, maka diadakan penyesuaian kembali. tahapan ini akan menjawab pertanyaan "Apa yang sudah dilakukan "

Helda Utha Febriana || 1443010079 || MPR B

Materi dari Dra. Diana Amalia M.Si

MANAJEMEN PUBLIK RELATION

A. Pengertian Manajemen 

Manajemen = Manage (George R. Terry )

       Manajemen memiliki arti yaitu memimpin, menangani, mengatur, dan membimbing. Manajemen adalah sebuah proses yang khas & tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan & pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang terlah ditetapkan melalui pemanfaatan SDM & sumber-sumber lainnya.

B. Pengertian Publik Relation 

           Publik Relation Adalah Usaha perencanaan Untuk mempengaruhi pendapat menjadi karakter yang baik dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan berdasarkan kepuasan komunikasi dua arah antar sesama. (SCOTT M. CUTLIPS AND ALLEN H. CENTER)  

           Public Relations adalah ilmu sosial yang menganalisa tren, memprediksi konsekuensi, member konsultasi pada pimpinan dan mengimplementasikan program aksi terencana yang melayani kepentingan organisasi dan public. ( WORLD ASSEMBLY OF PUBLIC RELATIONS ASSOCIATIONS (1978) )

           Publik Relation adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasii, pemahaman bersama, penerimaan mutual bersama antar organisai dan publiknya. (REX.F.HARLOW-1900-1976) 

Banyak orang beranggapan bahwa tugas Public Relations sama dengan HUMAS (Hubungan Masyarakat). Namun sebenernya Humas merupakan sebagian kecil dari tugas seorang PR dan humas hanya berhubungan dengan masyarakat saja, sedangkan PR atau Public Relation berhubungan dengan publik/khalayak. Publik dalam artian ini tidak hanya mencakup masyarakat saja. Publik dibagi menjadi dua yaitu Publik internal dan public eksternal. Dimana publik internal terdiri dari Seluruh orang yang ada didalam perhusahaan, sedangkan public Eksternal seperti media, pemerintahan, perusahaan-perusahaan terkait, stake holder, masyarakat di sekitar perusaan, dll

          Kedudukan seorang PR seharusnya disamakan dengan seorang Direksi, dengan menggunakan tanda hubung putus putus dalam susunan organisasinya. Seorang Publik Relation juga harus berjalan sesuai dengan apa yang seharusnya iya kerjakan, pr harus mampu menguasai situasi, seperti menjadi konseptor komunikasi, selain itu PR juga harus melihat trend  yang terjadi pada saat ini dan apa yang terjadi dengan Corporate yang melibatkan pihak terkait. Seorang PR juga harus bisa membangun citra sebuah perusaahan

Dalam sebuah perusahaan tugas seorang PR adalah :

1. Manajemen problem atau manajemen isu
2. Membantu manajemen agar tetap responsive dan mendapatkan informasi terkini tentang opini public
3. Mendefinikasikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan public
4. Membantu manajemen tetap mengikui perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif. (dalam hal ini, pr sebagai system peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends)
5. Menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya dalam bertugas.

C. Tahapan Manajemen

A.    Perencanaan

   Perencanaa adalah proses untuk mendefinikasikan tujuan organisasi serta membuat strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaa dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sebenarnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta apa yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rencana kegiatan tertentu.

B.     Pengorganisasian

   Pengorganisasian adalah proses kegiatan penyusunan struktur organisani sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.

C.     Pemyusuna Formasi

    Dalam menyusun Formasi hendakanya kita memperhatikan prinsip-prinsip yang ada lama sebuah penyusunan tersebut sepeti jumlah pegawai harus sesuai dengan beban kerja. Promosi atau mutase dapat dilakukan apabila terssedia posisi jabatan yang lowong.

D.    Memimpin

     Memimpin merupakan salah satu bagian dari manajemen untuk mengarahkan dan mempengaruhi anggota-anggotanya dalam usahanya untuk mencapai tujuan organisasi

E.     Pengawasan

    Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang di jalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan atau diperhatikan.

D. Peranan PR

PERAN PR DALAM MANAJEMEN SUATU ORGANISASI : 

1. Mengevaluasi sikap/opini publik.
2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur organisasi/perusahaan dengan kepentingan publiknya.
3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktifitas PR.

PERANAN PR DALAM SUATU ORGANISASI (INWARD LOOKING & OUTWARD LOOKING)

1. Penasehat ahli (Expert Prescriber)
2. Fasilitator komunikasi (Communicatons fasilitator)
3.  Fasilitator or proses pemecahan masalah (Problem Solving Proces)
4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician) 

E. Manajemen PR

       MANEJEMEN PR (Mc Elreath – 1993)

   Penelitian, perencanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi; mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multi media, dari menyelenggarakan acara open house hingga kampanye politik dari pengumuman pelayanan public hingga menangani kasus manajemen krisis.

H FAYOL ; KEGIATAN & SASARAN PUBLIC RELATIONS

ü  Membangun identitas/citra perusahaanü  Menghadapi krisisü  Mempromosikan aspek kemasyarakatanü  Mempromosikan yang menyangkut dengan kepentingan publicü  Mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok, obat-obatan terlarang, dsb.

 KEMAMPUAN MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS

       Harus memiliki karakter yang merupakan perpaduan seni dengan profesional yang baik dalam kemampuan manajerial, teknis, motivator, komunikator, perencanaan, pelaksanaan, dan hingga mengevaluasi program kerja, dsb.

HELDA UTHA FEBRIANA
1443010079 / MPR B